T-shirt e rumori di sottofondo, microfoni e moderatori: cosa fare e cosa non fare durante una videochiamata in dieci righe

È facile dire una videochiamata. In effetti, la domanda è meno ovvia di quanto si possa pensare.

E no, non si tratta solo della qualità dei microfoni, delle cuffie, delle webcam. Dallo sfondo all’invito, dalla cornice al discorso, il discorso è molto più ampio. Insomma, online sì, ma con stile. Così pensa Carlo Alberto Tenchini, direttore marketing e comunicazione di Sharp Italia, che ha redatto il vademecum della videoconferenza perfetta. D’altronde oggi comunichiamo online con il gruppo di lavoro, definiamo i nostri progetti, restiamo in contatto con clienti, fornitori e partner vivi. Siamo in contatto ogni giorno con un “nuovo normale” incontro di lavoro che impone necessariamente regole di comportamento quanto più possibile condivise. Una sorta di etichetta per rendere le videochiamate chiare, efficaci e quindi esecutive.

1: nomina un moderatore

La videoconferenza funziona come una riunione normale: senza un moderatore, c’è il rischio che la riunione non venga gestita correttamente. Tanto più che se non c’è presenza fisica, questo elemento dovrebbe essere una priorità. Si consiglia quindi di concordare prima della videoconferenza chi guiderà il workshop.

2: definire un obiettivo specifico

Tutte le riunioni devono avere uno scopo. Se si tratta solo di incontrare colleghi per una breve chat online, è meglio denominare la riunione in modo appropriato, ad esempio “pausa caffè” e non “riunioni di lavoro”. Altrimenti corri il rischio di comunicare qualcosa di sbagliato.

3: disattiva il microfono

4: non parlare contemporaneamente agli altri

In una riunione tradizionale, è molto più facile per le persone parlare contemporaneamente, ma è molto fastidioso durante una videoconferenza. Idealmente, sarebbe meglio coordinare l’ordine degli interventi o lasciare che sia il moderatore a decidere l’ordine. Alcuni strumenti offrono ai partecipanti la possibilità di alzare virtualmente la mano. Il moderatore prende nota e può gestire gli interventi. Per gruppi più grandi, può anche essere utile che i partecipanti scrivano la loro domanda nella chat per discutere dell’intervento.

5: tempi specifici per gli interventi

Ci sono persone a cui piace chattare, ma a volte possono essere nervose. Se il moderatore vuole ricevere il parere di ogni partecipante al meeting, può fissare un limite di tempo per ogni intervento per garantire la parola a tutti i partecipanti.

Nelle riunioni online, c’è un ritardo del suono tra il microfono e il suono trasmesso, che può durare alcuni secondi in più. Dai al gruppo tempo sufficiente per rispondere quando fai una domanda. Meglio non rispondere subito a ogni frase, perché potrebbero seguire altre domande.

Il vantaggio di piattaforme online come GoToMeeting, Zoom, Skype, Microsoft Teams, Team Viewer, ecc. è che puoi vedere i tuoi interlocutori. Chiedere ai partecipanti di attivare la videocamera durante la videoconferenza per aumentare la consapevolezza e la serietà dell’incontro. Chiaramente è necessario attivarlo in maniera ‘intelligente’: inquadrature possibilmente simmetriche e non dal basso verso l’alto, sfondi adeguati al contesto o comunque neutri.

8: invita le persone giuste

9: usa più immagini e meno testo

Ricorda che molti concorrenti entrano in contatto con un laptop e che il loro schermo è piccolo quando si tiene una presentazione. Evita i fogli PPT con molto testo, lavora meglio con le immagini. Durante la videoconferenza, puoi trasmettere emozioni, soprattutto con discorsi e immagini, ed evitare presentazioni noiose.

10: l’abito fa il monaco

Ultimo ma non meno importante: usa le stesse precauzioni nella videochiamata che faresti per un incontro faccia a faccia. Ti presenteresti mai a colleghi e capi in pigiama o con un turbante di capelli freschi? Sii lo stesso avvertimento qui, anche se sei un accoppiatore remoto. O, almeno, assicurati che se davvero non puoi rinunciare ai pantaloni del pigiama sopra la camicia bianca e la cravatta blu, almeno non si vede.

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